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Add Users to Web Application Policy Using Powershell in SharePoint

Introduction

Consider a scenario where you need to add users to the user policy for multiple web applications in multiple Farms. PowerShell is useful for that. In this article I will outline how to add users or groups to a SharePoint web application user's policy.

Preparation

Before executing the script you must first identify the users and groups that need to be added to multiple web applications in the SharePoint Farm. Group the web application list into a text file (WebapplicationList.txt). The script parses through this input file and adds the users or groups to the user policy of each web application in the list.

Functionality

The script provides options to do the following tasks:

  1. Grant FULL CONTROL access
  2. Grant FULL READ access
  3. DENY WRITE
  4. DENY ALL

Function 1

The following piece of code helps you to provide “FULL CONTROL” access:

 

  1. Function FullControl()  
  2. {  
  3.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply FULL CONTROL (e.g domain\user) "  
  4.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  5.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  6.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  7.     {  
  8.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  9.         if($testpath)  
  10.         {  
  11.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  12.             {  
  13.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  14.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing FULL CONTROL access" -fore yellow  
  15.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  16.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::FullControl)  
  17.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  18.                 $webApp.Update()  
  19.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  20.             }  
  21.         }  
  22.         else  
  23.         {  
  24.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  25.         }  
  26.     }  
  27.     else  
  28.     {  
  29.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  30.     }  
  31. }  

 

Function 2

The following piece of code helps you to provide “FULL READ” access:

  1. Function FullRead()  
  2. {  
  3.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply FULL READ (e.g domain\user) "  
  4.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  5.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  6.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  7.     {  
  8.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  9.         if($testpath)  
  10.         {  
  11.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  12.             {  
  13.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  14.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing FULL READ access" -fore yellow  
  15.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  16.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::FullRead)  
  17.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  18.                 $webApp.Update()  
  19.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  20.             }  
  21.         }  
  22.         else  
  23.         {  
  24.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  25.         }  
  26.     }  
  27.     else  
  28.     {  
  29.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  30.     }  
  31. }  
Function 3

The following piece of code helps you to provide “DENY WRITE” access:

 

  1. Function DenyWrite()  
  2. {  
  3.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply DENY WRITE (e.g domain\user) "  
  4.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  5.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  6.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  7.     {  
  8.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  9.         if($testpath)  
  10.         {  
  11.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  12.             {  
  13.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  14.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing DENY WRITE access" -fore yellow  
  15.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  16.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::DenyWrite)  
  17.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  18.                 $webApp.Update()  
  19.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  20.             }  
  21.         }  
  22.         else  
  23.         {  
  24.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  25.         }  
  26.     }  
  27.     else  
  28.     {  
  29.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  30.     }  
  31. }  

 

Function 4

The following piece of code helps you to provide “DENY ALL” access:

 

  1. Function DenyAll()  
  2. {  
  3.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply DENY ALL (e.g domain\user) "  
  4.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  5.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  6.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  7.     {  
  8.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  9.         if($testpath)  
  10.         {  
  11.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  12.             {  
  13.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  14.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing DENY ALL access" -fore yellow  
  15.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  16.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::DenyAll)  
  17.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  18.                 $webApp.Update()  
  19.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  20.             }  
  21.         }  
  22.         else  
  23.         {  
  24.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  25.         }  
  26.     }  
  27.     else  
  28.     {  
  29.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  30.     }  
  31. }  

 

Complete Code

 

  1. $LogTime = Get-Date -Format yyyy-MM-dd_hh-mm  
  2. $LogFile = ".\AddUserOrGroupToWebAppPolicyPatch-$LogTime.rtf"  
  3.  
  4. # Add SharePoint PowerShell Snapin  
  5.   
  6. if ( (Get-PSSnapin -Name Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null ) {  
  7.     Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.Powershell  
  8. }  
  9.   
  10. $scriptBase = split-path $SCRIPT:MyInvocation.MyCommand.Path -parent  
  11. Set-Location $scriptBase  
  12.  
  13. #Deleting any .rtf files in the scriptbase location  
  14. $FindRTFFile = Get-ChildItem $scriptBase\*.* -include *.rtf  
  15. if($FindRTFFile)  
  16. {  
  17.     foreach($file in $FindRTFFile)  
  18.         {  
  19.             remove-item $file  
  20.         }  
  21. }  
  22.   
  23. start-transcript $logfile  
  24.   
  25. Function FullRead()  
  26. {  
  27.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply FULL READ (e.g domain\user) "  
  28.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  29.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  30.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  31.     {  
  32.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  33.         if($testpath)  
  34.         {  
  35.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  36.             {  
  37.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  38.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing FULL READ access" -fore yellow  
  39.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  40.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::FullRead)  
  41.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  42.                 $webApp.Update()  
  43.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  44.             }  
  45.         }  
  46.         else  
  47.         {  
  48.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  49.         }  
  50.     }  
  51.     else  
  52.     {  
  53.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  54.     }  
  55. }  
  56.   
  57. Function FullControl()  
  58. {  
  59.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply FULL CONTROL (e.g domain\user) "  
  60.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  61.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  62.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  63.     {  
  64.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  65.         if($testpath)  
  66.         {  
  67.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  68.             {  
  69.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  70.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing FULL CONTROL access" -fore yellow  
  71.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  72.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::FullControl)  
  73.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  74.                 $webApp.Update()  
  75.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  76.             }  
  77.         }  
  78.         else  
  79.         {  
  80.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  81.         }  
  82.     }  
  83.     else  
  84.     {  
  85.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  86.     }  
  87. }  
  88.   
  89. Function DenyWrite()  
  90. {  
  91.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply DENY WRITE (e.g domain\user) "  
  92.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  93.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  94.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  95.     {  
  96.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  97.         if($testpath)  
  98.         {  
  99.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  100.             {  
  101.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  102.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing DENY WRITE access" -fore yellow  
  103.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  104.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::DenyWrite)  
  105.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  106.                 $webApp.Update()  
  107.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  108.             }  
  109.         }  
  110.         else  
  111.         {  
  112.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  113.         }  
  114.     }  
  115.     else  
  116.     {  
  117.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  118.     }  
  119. }  
  120.   
  121. Function DenyAll()  
  122. {  
  123.     $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group for which you want to apply DENY ALL (e.g domain\user) "  
  124.     write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  125.     $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  126.     if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  127.     {  
  128.         $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  129.         if($testpath)  
  130.         {  
  131.             foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  132.             {  
  133.                 $webapp = get-spwebapplication $webapplication  
  134.                 write-host "Adding user or group " $userorgroup " to the webapplication " $webapplication "user policy and providing DENY ALL access" -fore yellow  
  135.                 $policy = $webApp.Policies.Add($userOrGroup, $userOrGroup)  
  136.                 $policyRole = $webApp.PolicyRoles.GetSpecialRole([Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRoleType]::DenyAll)  
  137.                 $policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)   
  138.                 $webApp.Update()  
  139.                 write-host "User or group " $userorgroup " added to the webapplication " $webapplication -fore green  
  140.             }  
  141.         }  
  142.         else  
  143.         {  
  144.             write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  145.         }  
  146.     }  
  147.     else  
  148.     {  
  149.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  150.     }  
  151. }  
  152.   
  153. write-host "########################################################################################################" -fore cyan  
  154. write-host "Enter 1 to provide FULL READ access" -fore green  
  155. write-host "Enter 2 to provide FULL CONTROL access" -fore green  
  156. write-host "Enter 3 to DENY WRITE access" -fore green  
  157. write-host "Enter 4 to DENY ALL access" -fore green  
  158. write-host "########################################################################################################" -fore cyan  
  159. $option = read-host "Enter the option "  
  160. switch($option)  
  161. {  
  162.     1{  
  163.         FullRead          
  164.      }  
  165.     2{  
  166.         FullControl  
  167.      }  
  168.     3{  
  169.         DenyWrite  
  170.      }  
  171.     4{  
  172.         DenyAll  
  173.      }  
  174. }  
  175. write-host ""  
  176. write-host "SCRIPT COMPLETED" -fore Blue  
  177. stop-transcript  

 

Execution Procedure

Step 1: Download and copy the script to your SharePoint server. Populate the input file (WebapplicationList.txt) with the web application details and place it under the same location where the script exists.

Step 2: Navigate to the script path.

Step 3: Execute the script as in the following:



Enter option 1 or 2 or 3 or 4 to get the desired output.

Conclusion

Thus this article provides an outline for how to add users or groups to a web application's user policy using a PowerShell script.

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